Per garantire la massima diffusione di questo importante servizio verso chi lavora o collabora con l’ente o con l’organizzazione, e verso tutti colori che in base alla normativa possono inviare una segnalazione, il progetto WhistleblowingIT mette a disposizione una serie di materiali e indicazioni funzionali all’attività di comunicazione delle procedure di whistleblowing.
Pagina whistleblowing sul sito
La legge prevede che ciascun soggetto del settore pubblico e del settore privato metta a disposizione di tutti i potenziali segnalanti informazioni chiare sul canale di segnalazione, sulle procedure di whistleblowing, e sui presupposti per effettuare le segnalazioni, con riferimento sia a quelle interne che a quelle esterne. Per tutti gli enti e organizzazioni che hanno un proprio sito internet, tali informazioni devono essere rese disponibili in una sezione apposita.
Per questo motivo, il primo passo da fare per comunicare efficacemente il proprio sistema di whistleblowing, è quello di creare una pagina dedicata facilmente accessibile dalla homepage del sito stesso e dal motore di ricerca interno.
Nella pagina sul whistleblowing è opportuno che gli utenti siano messi a conoscenza, oltre che dei riferimenti normativi, anche delle seguenti informazioni:
- i canali alternativi disponibili per inviare una segnalazione interna, oltre alla piattaforma WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni];
- i presupposti per poter inviare una segnalazione interna;
- l’elenco di tutti i soggetti che possono inviare una segnalazione;
- il destinatario o i destinatari delle segnalazioni all’interno dell’ente o organizzazione;
- le tutele previste per coloro che decidono di inviare una segnalazione;
- cosa può essere oggetto della segnalazione interna;
- le procedure e modalità di gestione delle segnalazioni, della trasmissione delle informazioni, del trattamento e della conservazione dei dati personali;
- le conseguenze in caso di abuso o di uso strumentale dello strumento del whistleblowing;
- i canali, le procedure e i presupposti per effettuare una segnalazione all’esterno dell’ente o dell’organizzazione.
Per quanto riguarda nello specifico le Pubbliche Amministrazioni e le Società in controllo pubblico che sono dotate sul proprio sito della sezione Amministrazione Trasparente, si consiglia di creare una pagina dedicata dal titolo Whistleblowing – Procedure per le segnalazioni di illeciti all’interno di Amministrazione trasparente > Altri contenuti > Prevenzione della corruzione in cui inserire i contenuti suggeriti.
Qualora esistesse già un’altra pagina dedicata al whistleblowing non contenuta all’interno della sezione Amministrazione trasparente, consigliamo di rimandare per maggiori informazioni sulle procedure all’apposita pagina creata, come indicato nel primo punto, e non creare duplicati di informazioni. Questo per evitare confusione nell’utente del sito ed eventuali discordanze nei contenuti per errori nella pubblicazione delle informazioni e/o nei successivi aggiornamenti.
Immagini e riferimenti in homepage
Sulla homepage del sito del tuo ente o della tua organizzazione puoi inserire un’immagine, un testo o una voce del menu con il collegamento diretto alla pagina dedicata al whistleblowing.
Ti suggeriamo, almeno inizialmente, di cercare di dare la massima priorità e visibilità a questo nuovo servizio posizionando questi riferimenti in modo ben visibile e senza che sia necessario scorrere la pagina per vederli.
In caso di immagini, il progetto WhistleblowingIT mette a disposizione modelli sia in versione quadrata che rettangolare, a seconda delle esigenze.
News per sito, intranet e newsletter
Pubblica una news sul sito del tuo ente o della tua organizzazione, sulla intranet o invia una comunicazione tramite newsletter per informare tutti coloro che hanno diritto a effettuare una segnalazione protetta rispetto alle nuove modalità adottate per rafforzare la prevenzione degli illeciti e promuovere una maggiore tutela delle persone segnalanti. Questo è il testo che ti suggeriamo di pubblicare:
[Nome ente/organizzazione] mette a disposizione di tutti, dipendenti, collaboratori e fornitori, un nuovo strumento per contrastare i comportamenti illeciti.
Si tratta di una piattaforma informatica attivata nell’ambito del progetto WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni] promosso da Transparency International Italia e Whistleblowing Solutions Impresa Sociale che permette di inviare segnalazioni di illeciti di cui si è venuti a conoscenza in maniera sicura e confidenziale.
Tra i principali vantaggi di questo strumento vi è la possibilità di segnalare in maniera anonima e di dialogare con il ricevente della segnalazione per approfondire ulteriormente la vicenda.
Per maggiori informazioni sulle procedure di whistleblowing interne all’ente/organizzazione e per inviare una segnalazione, clicca qui [link pagina whistleblowing dell’ente/organizzazione].
Per maggiori informazioni sul progetto WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni], visita il sito www.whistleblowing.it.
Poster
Il poster si rivolge a tutti coloro che attraversano gli spazi dell’ente o dell’organizzazione ed è pensato per incentivare i potenziali soggetti segnalanti all’utilizzo della piattaforma WhistleblowingIT per l’invio delle segnalazioni.
- Il poster è in formato 500x700mm.
- Suggeriamo la stampa su carta di spessore non inferiore a 130 gr.
- Sono disponibili sia la versione web che la versione per la stampa (qualora ci si avvalga di servizi professionistici per l’esecuzione).
- Suggeriamo di stampare e diffondere più copie, a seconda della disponibilità dell’ente o dell’organizzazione, e di affiggerli in punti strategici ben visibili a chiunque (ingresso, all’esterno di uffici aperti al pubblico, sale riunioni, sale ricreative, etc.).
Modelli di email
Dipendenti, collaboratori e consulenti
Invia un’email a dipendenti, collaboratori e consulenti in cui li informi dell’attivazione della piattaforma informatica per le segnalazioni di illeciti nell’ambito del progetto WhistleblowingIT.
Mittente: Vertice dell’ente o dell’organizzazione
CC: Soggetto/i responsabili della ricezione delle segnalazioni
Oggetto: Attivazione sito sicuro per le segnalazioni interne (whistleblowing)
Gentili colleghi e collaboratori,
[Nome ente/organizzazione] ha attivato un nuovo canale informatico di whistleblowing nell’ambito del progetto WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni] promosso da Transparency International Italia e da Whistleblowing Solutions Impresa Sociale.
Il whistleblowing è uno strumento legale per segnalare eventuali condotte illecite che si riscontrano nell’ambito della propria attività lavorativa.
La legge n.179/2017 ha introdotto nuove e importanti tutele per coloro che segnalano e ha obbligato organizzazioni pubbliche e private ad utilizzare modalità anche informatiche e strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione. Il Decreto Legislativo n.33/2024 ha poi confermato l’opportunità dell’utilizzo di canali che tutelino la riservatezza delle segnalazioni.
Segnalando attraverso questa nuova piattaforma online che [nome ente/organizzazione] ha attivato, ci sono molti vantaggi per la vostra sicurezza e per una maggiore confidenzialità:
- la segnalazione viene fatta attraverso la compilazione di un questionario e può essere inviata anche in forma anonima;
- la segnalazione viene ricevuta dal soggetto responsabile per la gestione delle segnalazioni (Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza – RPCT negli enti pubblici) e gestita garantendo, da un punto di vista tecnologico, la confidenzialità del segnalante e della segnalazione;
- la piattaforma permette il dialogo, anche in forma anonima, tra il segnalante e il responsabile per il whistleblowing per richieste di chiarimenti o approfondimenti, senza quindi la necessità di fornire contatti personali;
- la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone), sia dall’interno dell’ente che dal suo esterno. La tutela della riservatezza è garantita in ogni circostanza.
Per maggiori informazioni o per inviare una segnalazione, clicca qui [link pagina whistleblowing sul sito dell’ente/organizzazione].
Per maggiori informazioni sul progetto WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni], visita il sito whistleblowing.it.
Fornitori di beni e servizi
Invia un’email alle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore dell’ente/organizzazione per informarli dell’attivazione della piattaforma informatica per le segnalazioni di illeciti nell’ambito del progetto WhistleblowingIT.
Mittente: Vertice dell’ente o dell’organizzazione
CC: Soggetto/i responsabili della ricezione delle segnalazioni
Oggetto: Attivazione sito sicuro per le segnalazioni interne (whistleblowing)
Gentile azienda/fornitore,
in virtù del rapporto lavorativo in essere, in fase di trattativa o gara o da poco concluso con il nostro ente/organizzazione, desideriamo informarla rispetto alle novità in tema di whistleblowing che abbiamo recentemente adottato e che potrebbero riguardare anche lei/la vostra azienda.
Il whistleblowing è uno strumento legale a disposizione del lavoratore per segnalare eventuali condotte illecite che riscontra nell’ambito della propria attività lavorativa.
La legge n.179/2017, poi confermata sul punto dal Decreto Legislativo n.33/2024, ha introdotto per le organizzazioni del settore pubblico e privato nuovi obblighi in materia e nuove tutele e diritti per i soggetti segnalanti.
All’interno di queste norme, viene prevista la possibilità di segnalare direttamente all’organizzazione anche per i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore della stessa.
[Nome ente/organizzazione] mette a disposizione anche di questi lavoratori una piattaforma informatica per le segnalazioni sicura e confidenziale, che permette anche il dialogo tra riceventi e segnalanti.
Il ricevente delle segnalazioni è, come previsto dalla legge, il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza negli enti dotati di questa funzione, o un altro soggetto/ufficio designato dall’organizzazione..
La invitiamo pertanto a diffondere presso i vostri lavoratori e collaboratori l’esistenza di questo canale per le segnalazioni di illeciti.
Per maggiori informazioni o per inviare una segnalazione, clicca qui [link pagina whistleblowing sul sito dell’ente/organizzazione].
Per maggiori informazioni sul progetto WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni], visita il sito whistleblowing.it.
La ringraziamo per la collaborazione.
